第一三八讲：自动套用格式（一）

　　“自动套用格式”能自动为Word文档中的文字套用模板格式，用户可审阅、接受或拒绝每一项修改。下面先介绍一下其“应用”部分的几个选项的用法。

　　1.执行“格式”→“自动套用格式”，打开“自动套用格式”对话框。

　　2.在下拉列表框中选定“常规文档”，根据需要也可以选择“信函”或“电子邮件”。

　　3.单击“选项”按钮，在“自动套用格式”选项卡中选中所需项目，清除无关选项。本动画中主要演示了三种应用效果:“内置标题样式”、“自动项目符号列表”和“其他段落样式”。

　　(1)内置标题样式:套用指定模板中的各级标题样式，对文档中使用标题样式的文本有效。

　　(2)其他段落样式:对文档中除标题和列表以外的段落有效，将自动套用基于模板正文的段落样式。

　　提示:动画中预先修改了1-3级标题样式和正文样式，并将它们保存为“套用样式”模板。

　　(3)自动项目符号列表:选中此项，当在句首键入星号(*)、大于号(>)、减号(-)、圆点号(●)、三角号(△)等项目符号时，并在后面跟一个空格或制表位，接着输入文本，可把文本格式应用为项目符号列表。但同时需要选中“列表样式”项。

　　提示:另一种“列表样式”使用方法的设置与“内置标题样式”和“其他段落样式”大致相同，但经笔者试验，需将其级别链接到标题样式。应用此功能后，将对文档中所有使用标题样式的文本套用列表样式中的各级符号。

　　4.选中“自动套用格式并逐项审阅修订”，单击“确定”按钮，打开审阅修订的对话框。

　　提示:如果选择“自动套用格式”项，单击“确定”后，将套用normal模板中的格式对文档进行更改。

　　5.单击“样式库”按钮，在“样式库”对话框中的“模板”列表中选中“套用样式”模板，单击“确定”按钮，返回前一对话框。

　　6.单击“全部接受”按钮，将全部接受修订;单击“全部拒绝”按钮，将全部拒绝修订;单击“审阅修订”按钮，可逐项审阅修订并应用或拒绝修改。动画中单击“全部接受”，接受修订并将格式套用到文档中。

　　具体操作的动画演示过程如下:

第一三九讲：自动套用格式（二）

　　“自动套用格式”选项卡中其他选项功能介绍：

　　1.“直引号替换为弯引号”：将 (")替换为成对的(“)或(”)，将(')替换为成对的(‘)和(’)，每一对(")前面需要有一个空格。

　　2.序号(1st)替换为上标：选中此项，可把文档中的1st、2nd、3rd等序数的st、nd、rd部分设置为上标，1st、2nd、rd前需加一空格。

　　3.“分数(1/2)替换为分数字符”：把1/2，1/4、3/4等分数替换为单个字符。但如果分数不在段首时，前面需加空格;如果后面还有字符，分数后也需加一个�崭瘛�

　　4.“连字符(--)替换为长划线(―)”：选中此项，Word 将把两个连续的减号转换为长划线。

　　5.“*加粗*和_倾斜_替换为真正格式”：选中此项，Word 将把用一对星号“*”括起来的文本加粗显示，把用一对下划线“_”括起来的文本倾斜显示。但如果“*”或“_”不在段首，则需在前面加空格;如后面还有字符，在后面也需加一个空格。

　　6.“Internet及网络路径替换为超级链接”：选中此项，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，Word将启动网页浏览器链接到指定的网页。

　　7.“段落开头空格采用首行缩进”：选中此项后，当在段首键入半角空格(至少2个)或全角空格时，Word 自动将这些空格应用为缩进格式。缩进形式有首行缩进、悬挂缩进、左缩进等;同时还需选定“其他段落样式”项。

　　8.“匹配左右括号”：键入“(”、“[”或“{”后，无论后面用其他哪种的括号，均可更正为与前面括号匹配的类型。

　　9.“删除中文和西文文字之间不必要的空格”：删除中西文间的空格，因为Word能够自动调整中西文文字间的距离。

　　10.保留“样式”：选中此项，Word自动为文档�子玫难�式将保存在文档中，可以单击“格式”工具栏中的当前样式列表框来查看文档已经应用的样式。

　　11.“纯文本型wordmail文档”：选中该选项后，Word 将自动给以WordMail方式打开的无格式电子邮件信息设置格式。其中Word自动将WordMail信息中Internet地址的格式设置为超级链接。

　　提示：使用快捷键Alt+Ctrl+K也可以自动套用格式，但它只对选定的文本有效。

　　说明：使用自动套用格式，有时word会自动将文档中某些连续连续的段落归于一段，不知何故，姑且存疑。为避免此因素的影响，所以动画演示中将各项文字分布于表格的不同单元格内;而“段落开头空格采用首行缩进”不能在表格中应用套用格式，故单独置于表格外。

　　具体操作的动画演示过程如下：

第一四０讲：键入时自动套用格式

　　相对于前面所讲的“自动套用格式”，“键入时自动套用格式”能在键入时自动为文字设置格式，使用起来更加方便，也更加容易控制。其使用方法如下:

　　1.执行“格式”→“自动套用格式”，单击“更正”按钮，打开“自动更正”对话框，切换到“键入时自动套用格式”选项卡(或执行“工具”→“自动更正选项”→“键入时自动套用格式”选项卡)。

　　2.选中或清除所需选项。

　　(1)直引号替换为弯引号:如果不在句首，键入左引号前需先空格。

　　(2)序号(1st)替换为上标:选中此项，当在文档中键入1st、2nd、3rd等表示序数的内容时，Word 将自动设为如:1st、2nd、3rd 的上标效果，但输入完毕后需回车或空格才能实现。

　　(3)分数(1/2)替换为分数字符:键入1/2，1/4 等分数时，Word自动将它们替换为单个字符。但如果不在段首，前面需加空格，输入完毕后需空格或回车才能实现。

　　(4)连字符(--)替换为长划线(―):选中此项，Word 将把两个连续的减号转换为长划线。需回车方能实现。

　　(5)*加粗*和_倾斜_替换为真正格式:选中此项，Word 将把用一对星号“*”括起来的文本加粗显示，把用一对下划线“_”括起来的文本倾斜显示。但如果“*”或“_”不是位于段落开始，则需在前面加空格才能实现。

　　(6)Internet及网络路径替换为超级链接:选中此项，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，即在该路径的文本变为蓝色并带下划线。当单击该超级链接时，Word 将启动网页浏览器链接到指定的网页。如果后接文字为字母或阿拉伯数字时，需要加空格。

　　(7)段落开头空格采用首行缩进:选中此项，当在段首键入四个半角空格或两个全角空格时，Word 自动将这些空格应用为首行缩进格式。

　　(8)自动项目符号列表:请参阅“Word入门动画教程138:自动套用格式”。

　　(9)自动编号列表:请参阅“Word入门动画教程120:设置编号”。

　　(10)框线:选中此项，在段首连续输入三个以上的“-”、“=”、“~”、“下划线(_”)、“#”、“*”等后按回车键，都将被替换为相应的边框线。

　　(11)表格:选中此项，可用加号和减号创建表格，如“+ ----+---+----+”，按回车键，就会创建一个表格。每个加号将创建为一列，两个加号间的减号代表列宽。

　　(12)内置标题样式:在文字后连续两次回车，刚才输入的文字被自动格式化为标题1样式。注意文字必须以中文开头，其中连续的半角空格不能超过两个，全角的不能多于1个;如果上面为正文文字，需要空出至少一行。

　　(13)日期样式:输入日期后按回车键，日期会自动移到文档靠右边的适当位置。

　　(14)将列表项开始的格式设为与前一项相似:选中此项，Word 将自动重复列于列表项开始的字符格式。如:列表中的第一个单词或断语为倾斜格式，Word 将自动把倾斜格式应用到下一列表中。

　　(15)用Tab和Backspace设置左缩进和首行缩进:可以使用“Tab”键和“BackSpace”键设置左缩进和首行缩进。

　　(16)基于所用格式定义样式:能够基于常用格式创建新的段落样式。

　　(17)匹配左右括号:键入“(”、“[”或“{”后，在键入相反括号时，无论使用上面哪种括号(必须是反括号)，均可自动更正为匹配的类型。

　　3.单击“确定”按钮保存设置，在录入时就可以按上面的说明自动套用格式了。

　　在使用时可能会出现一种情况:word过于热情，不想实现的效果而Word自动实现了。这时可以按Ctrl+Z键撤消自动执行的操作。当然单击“常用”工具栏中的“撤消”按钮也能达到同样目的。

　　主要操作的动画演示过程如下: